Informativa sul trattamento dei dati personali
Ultimo aggiornamento: 11 novembre 2026
Ci pensa l'AI (di seguito "la Piattaforma") è un servizio online che permette alle attività (di seguito "Aziende") di ricevere prenotazioni di appuntamenti tramite un assistente basato sull'intelligenza artificiale. Questa informativa spiega quali dati personali trattiamo, perché, per quanto tempo e quali diritti hai, ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR").
1. Chi tratta i tuoi dati
Il gestore della Piattaforma è Dott. Ing. Clelia Robbia - Via Aldo Moro, 30 - 95030 Gravina di Catania (CT) (Italia), P.IVA 05724490874, email info@cipensalai.it (di seguito "noi").
- Se sei un cliente che prenota un appuntamento, il titolare del trattamento è l'Azienda presso cui prenoti. Noi trattiamo i tuoi dati per conto dell'Azienda, come responsabile del trattamento (art. 28 GDPR). Per esercitare i tuoi diritti puoi rivolgerti all'Azienda o scrivere a noi: inoltreremo la richiesta.
- Se gestisci un'Azienda sulla Piattaforma, il titolare del trattamento dei tuoi dati di account siamo noi.
2. Quali dati trattiamo e perché
| Dati | Finalità | Base giuridica |
|---|---|---|
| Nome, indirizzo email e identificativo dell'account (accesso con email e password o con Google) | Creare e proteggere il tuo account, identificarti nelle prenotazioni | Esecuzione del servizio richiesto (art. 6.1.b) |
| Dati della prenotazione: servizio scelto, data e ora, stato, eventuali note | Gestire l'appuntamento, inviarti conferme, avvisi di scadenza e di annullamento | Esecuzione del servizio (art. 6.1.b) |
| Numero di telefono, solo se lo inserisci | Permettere all'Azienda di contattarti su WhatsApp per confermare la prenotazione | Consenso (art. 6.1.a), registrato con data e ora e revocabile |
| Testo dei messaggi scritti nella chat | Permettere all'assistente AI di capire la richiesta e proporre gli orari | Esecuzione del servizio (art. 6.1.b) |
| Dati tecnici: indirizzo IP, data e ora delle richieste, errori | Sicurezza, prevenzione degli abusi, limiti di utilizzo, diagnosi dei malfunzionamenti | Legittimo interesse (art. 6.1.f) |
| Per le Aziende: dati di profilo, servizi, orari, email e telefono aziendali | Pubblicare la pagina di prenotazione e gestire l'account aziendale | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) |
La chat non viene salvata sui nostri server: la conversazione resta nel tuo browser per la durata della sessione e viene inviata al servizio di intelligenza artificiale solo per generare la risposta. All'assistente AI inviamo il tuo nome di battesimo e il testo della chat, non l'email né il telefono. L'assistente non prende decisioni con effetti giuridici su di te: propone orari, e la prenotazione è confermata secondo le regole dell'Azienda.
3. Dati di Google Calendar
Le Aziende possono collegare il proprio Google Calendar alla Piattaforma, autorizzando l'accesso con il proprio account Google (permesso calendar.events). Con questo accesso:
- leggiamo gli eventi del calendario collegato solo per ricavarne l'inizio e la fine, così da calcolare gli orari liberi da proporre ai clienti. Titoli, descrizioni e partecipanti degli eventi esistenti non vengono salvati, non vengono mostrati ai clienti e non vengono inviati al servizio di intelligenza artificiale;
- creiamo, modifichiamo ed eliminiamo solo gli eventi corrispondenti alle prenotazioni ricevute tramite la Piattaforma (con nome del servizio, nome del cliente ed eventuali note);
- verifichiamo periodicamente se gli eventi delle prenotazioni sono stati eliminati dal calendario, per segnare come annullate le prenotazioni corrispondenti.
Conserviamo il token di autorizzazione rilasciato da Google cifrato (AES-256), solo finché il calendario resta collegato. I dati ricevuti da Google non vengono venduti, non sono usati per pubblicità e non sono usati per addestrare modelli di intelligenza artificiale. L'Azienda può revocare l'accesso in qualsiasi momento dalle impostazioni del proprio account Google (myaccount.google.com/permissions) o chiedendoci di scollegare il calendario.
L'uso e il trasferimento ad altre applicazioni delle informazioni ricevute dalle API di Google rispettano le Norme sui dati utente dei servizi API di Google, inclusi i requisiti di Uso limitato (Limited Use).
4. A chi comunichiamo i dati
I dati sono visibili all'Azienda presso cui prenoti. Per far funzionare il servizio ci avvaliamo inoltre di questi fornitori, nominati responsabili del trattamento:
- Google (Firebase Authentication per l'accesso, Google Calendar per le Aziende che lo collegano);
- OpenAI (servizio di intelligenza artificiale che genera le risposte della chat);
- Supabase (database, con server nell'Unione europea);
- OVH (hosting);
- OVH (servizio email);
Alcuni fornitori (Google, OpenAI) possono trattare dati negli Stati Uniti. Il trasferimento avviene sulla base del EU-U.S. Data Privacy Framework o delle Clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea. Non vendiamo i dati e non li usiamo per pubblicità.
5. Per quanto tempo conserviamo i dati
- Account: finché resta attivo; su richiesta di cancellazione i dati vengono eliminati entro 30 giorni.
- Prenotazioni: 24 mesi dalla data dell'appuntamento, poi vengono cancellate o rese anonime. L'Azienda può conservare per conto proprio i dati necessari ai suoi obblighi di legge (ad esempio fiscali).
- Richieste di prenotazione non confermate: annullate automaticamente alla scadenza indicata dall'Azienda e conservate nello storico per lo stesso periodo delle prenotazioni.
- Token di Google Calendar: finché il calendario resta collegato.
- Log tecnici: per il tempo strettamente necessario alla sicurezza e alla risoluzione dei malfunzionamenti, con sovrascrittura automatica a rotazione; vengono inoltre eliminati a ogni aggiornamento del servizio. Negli indirizzi IP registrati l'ultima parte è oscurata.
6. I tuoi diritti
Puoi chiedere in qualsiasi momento l'accesso ai tuoi dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento, la portabilità, e opporti al trattamento basato sul legittimo interesse. Puoi revocare il consenso al contatto WhatsApp senza conseguenze sulle prenotazioni. Scrivi a info@cipensalai.it: rispondiamo entro 30 giorni. Hai inoltre diritto di presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).
7. Sicurezza
Le comunicazioni avvengono su connessione cifrata (HTTPS). Ogni Azienda vede solo i propri dati. Le credenziali di Google Calendar sono cifrate nel database. I log tecnici oscurano email, telefono e credenziali.
8. Cookie e archiviazione nel browser
La Piattaforma non usa cookie di profilazione né strumenti di analisi o pubblicità. Usa solo l'archiviazione tecnica del browser necessaria all'accesso (Firebase Authentication) e a mantenere la conversazione durante la sessione.
9. Minori
Il servizio non è destinato a minori di 14 anni.
10. Modifiche
Se modifichiamo questa informativa aggiorniamo la data in alto; per modifiche rilevanti avvisiamo le Aziende via email. Vedi anche i Termini di servizio.
Summary for Google user data (English)
Businesses may connect their Google Calendar using the calendar.events scope. Ci pensa l'AI reads event start and end times only to compute free time slots, and creates, updates and deletes only the events for bookings made through the platform. It also checks whether those booking events were deleted, to mark the bookings as cancelled. Titles, descriptions and attendees of existing events are not stored, not shown to customers and not sent to any AI provider. The OAuth refresh token is stored encrypted (AES-256) and only while the calendar is connected. Google user data is not sold, not used for advertising and not used to train AI models. Access can be revoked at any time at myaccount.google.com/permissions.
Ci pensa l'AI's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.